Bewoners en kopers wegwijs maken met een website voor VvE's
Als er water door het plafond van de berging komt of de lift stilstaat, belt een bewoner meestal het bestuurslid dat hij kent. Dat is lang niet altijd de juiste persoon. Zet op de website van je VvE daarom per soort probleem wie er gebeld moet worden: de beheerder, het liftbedrijf, de verzekeraar bij glasschade of de installateur van de collectieve verwarming. Met die ene pagina voorkom je veel telefoontjes en mailtjes bij bestuursleden thuis.
Ook afspraken die voor iedereen gelden, staan op de site goed. Denk aan het huishoudelijk reglement, de regels voor de fietsenstalling en het afval, en wat een eigenaar moet melden voordat hij gaat verbouwen. Een overzicht van gepland groot onderhoud, zoals schilderwerk, een nieuw dak of het vervangen van de kozijnen, laat bewoners op tijd weten wanneer er steigers komen.
Wat wel en niet openbaar hoort
Kopers en makelaars kijken ook naar de site. Bij de verkoop van een appartement worden gegevens over de VvE opgevraagd, en een korte pagina met de contactgegevens van het bestuur of de beheerder bespaart iedereen zoekwerk. Notulen, jaarstukken en namen van bewoners zet je niet op een openbare website. Vermeld wel wanneer de vergadering van eigenaars is en bij wie eigenaren de stukken kunnen opvragen.
Voor een kleine of middelgrote VvE is pakket Start genoeg. Voor €29,95 per maand krijg je tot 5 pagina's, een contactformulier, hosting, een SSL-certificaat en één e-mailadres voor het bestuur. Er is geen investering vooraf, dus er hoeft geen eenmalig bedrag op de begroting. Technisch beheer en updates zitten in het abonnement, zodat een bestuurswissel geen overdracht van wachtwoorden en hosting vraagt. Na het aanleveren van de content staat de site binnen 5 werkdagen live.